個人契約の携帯やスマホを業務で使うってことの問題

訪問看護や訪問リハビリで使っている携帯電話やスマホは個人のものですか、それとも会社のものですか？私は3か所の訪問看護ステーションに勤務していますが、携帯電話の支給の状況はバラバラです。利用者さんからの連絡先としても使うことの多い、携帯電話事情について思うことがあったので書いてみた。

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緊急連絡先としての携帯電話

２４時間対応している訪問看護ステーションの場合は緊急時の連絡先として会社で携帯を契約している事業所がほとんどですね。いわゆる社用携帯、会社がスタッフに貸与するパターンですね。

利用者さんに何らかの突発的なトラブルがあったり、利用のキャンセルがあった場合には、基本的には

昼間なら事務所の固定電話に連絡してもらう
昼間でも固定電話がつながらなかったら、緊急用の携帯に電話してもらう
夜間は緊急用の携帯に連絡してもらう

っていうようなパターンを設定している事業所が多い。

夜間時の利用者さんからの緊急連絡体制については

緊急携帯に連絡してもらう
事務所の電話が転送設定されている

このパターンが多い。転送設定っていうのは、夜間など事務所にスタッフがいない場合に、事務所あてにかかってきた番号を特定の電話に転送してつながるようなことを言います。
これを設定しておくと、事務所の代表電話に番号をかけても転送されて、指定されている人に電話がつながります。

夜間の緊急連絡の電話については、交代で社用携帯を看護師さんが管理している事業所や常に管理者の方が社用携帯を持っている場合などのパターンがあります。

とにかく、緊急連絡先としての携帯電話やスマホの契約は社用となっているところがほとんどです。

訪問スタッフが普段使う電話の契約は？

緊急連絡先でなく、日常的にスタッフが利用者さんに連絡するときの携帯電話やスマホについては事業所によってばらつきがあります。
利用者さんからのキャンセルの連絡や予定の変更などの連絡っていうのは事業所の代表番号にかかってきますよね、だから問題ありません。

だけど、訪問スタッフから利用者さんに連絡をとったり、ケアマネさんに連絡をとったりするときに使っている携帯やスマホの契約はどうなっているでしょうか？

事務所にいるときなら事務所の電話を使うけど、訪問業務中で外回りがメインのスタッフにとっては事務所の電話を使うわけにはいきません。

訪問の時間が遅れそう
訪問時間が早くなりそう
訪問の順序を入れ替えたい

そんな連絡を看護師や理学療法士や作業療法士さんが直接利用者さんに連絡をしなければならない事って結構ありますよね。その時に使う携帯電話やスマホはいったい誰が契約しているのでしょうか？

訪問スタッフ全員に社用携帯を支給
訪問スタッフの個人契約の携帯を使う

あなたの事業所はどちらのパターンですか？社用携帯を使ているならあまり問題ありませんね。だけど、個人の携帯電話を業務で使うってことはけっこうプライバシーの問題で気を使うんですよね。

想定される問題

個人の携帯やスマホを業務で使うってことで考えられる問題点やトラブルとしては

利用者さんや他事業所に自分の携帯番号を知られてしまう
利用者さんから個人の携帯に連絡がきたり悩み相談がきたりする
利用者さんの連絡先を自分の携帯に登録したら、ラインlineやFacebookで友達になってしまった
いつの間にか友達に設定されてしまった利用者さんや家族からlineなどのＳＮＳで連絡がくるようになった

こんな感じのトラブルというか問題が想定されるというか、実際にこれらのことを経験しました。

いまやスマホや携帯っていうのは日常生活に欠かせないものになりつつあります。だから便利に使いたい。だけど、業務で個人の携帯やスマホを使う事っていうことは自分のプライバシーを多くの人に知られてしまう可能性が非常に高いのです。

業務で個人携帯を使う時に注意したいこと

会社が携帯やスマホを支給してくれない、管理職しか支給されないなど本来なら社用携帯などを利用するほうがベターですが、なかなか難しいのが現状なので、個人の携帯を使わざるを得ない場合も多いと思います。

非通知設定をする

相手番号のダイヤルする前に、「１８４(嫌よ)」をつけると非通知で発信することができます。利用者さんや他事業所の電話番号を登録するときに１８４をつけた番号を登録することもできます。

もっとも楽でお手軽な方法だと思います。１８４をつけることで自分の番号を相手方に通知しません。

しかし、非通知の番号からの電話を受け付けしないような設定をしている方へは連絡できなくなってしまいます。

また、ついうっかり１８４をつけずに発信してしまうこともあります。

ＬＩＮＥ等のＳＮＳ設定を変更する

自分の携帯やスマホに他事業所のスタッフや利用者さんの携帯番号などを登録すると、自動的にラインＬＩＮＥやFacebookのお友達になってしまったりすることがあります。

自動的に友達にならないような設定にしておいたり、自分の情報を公開しないような設定にするなどの工夫が必要です。

私は自分の設定ミスなどもあり、比較的若い世代の利用者さんや家族さんからＬＩＮＥで連絡してきたことがあります。

全ての連絡は事業所経由にする

自分の携帯からの発信はすべて非通知にし、利用者さんからの連絡はすべて事業所にしてもらうように統一する。

また外回り中に、利用者さん宅に遅刻しそうだとかって場合の連絡も事務所にその旨を連絡し、事務所から改めて利用者さんに連絡してもらう。こうすれば個人携帯の番号が利用者さんに知られることはありません。

これが最も効果的だと思います。同じ利用者さんを担当している別事業所のヘルパーさんから教えてもらいましたが、ヘルパーの事業所では結構多い対応のようです。個人電話で一切連絡を取らないようにするというのがルール。

このヘルパーさんの事業所は徹底されていて、利用者さんの買い物をしているときに指定されている価格の商品がなくて別商品を買う時も、ヘルパーさんの携帯電話で商品の変更などを利用者さんに伝えるようなことはしません。ヘルパーさんは一旦事務所にその旨を連絡し、事務所のスタッフが利用者さん宅に電話して商品変更のことを伝えて了解を得て、そのことを事業所から買い物中のヘルパーに伝えるっていう手間のかかる方法を採用されています。